Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste
Päivämäärä 2.3.2020

Rekisterin nimi
Avustus hakijarekisteri

Rekisterinpitäjä
Teollisuuden ja Työnantajain Keskusliiton säätiö rs (1933538-8)
PL 30
00131 Helsinki

Rekisterin käsittelijä
Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland (2379356-8)
Yrjönkatu 27
00100 Helsinki

Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland käyttää seuraavia alihankkijoita:

- Amazon Web Services, sähköpostien lähettäminen hakujärjestelmään rekisteröityneille käyttäjille
- Signicat, henkilöiden tunnistautuminen myönnettyjen avustusten maksatuspyynnön yhteydessä
- Telia Inmics-Nebula Oy, kaiken rekisterissä olevan tiedon säilyttäminen Telia Inmics-Nebula Oyn servereillä


Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Leif Fagernäs
Tietosuojavastaava
leif.fagernas@tt-saatio.fi
Puh. 09 4202 2505


Rekisterin tarkoitus (oikeutettu etu)
Tietojen käsittely rekisterissä perustuu oikeutettuun etuun. Henkilötietoja käsitellään säätiön tavoitteen toteuttamiseksi. Tietoja, joiden käsittely sisältää erityisiä riskejä, kuten henkilötunnus tai pankkitilinnumero, käsitellään niin rajatussa määrin kuin mahdollista. 


Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Avustushakijoita koskeva rekisteri:
- Teollisuuden ja Työnantajain Keskusliiton säätiö rs:lle osoitettujen avustushakemusten käsittely 

Avustusten saajia koskeva rekisteri:
- Avustusten maksaminen, myönnettyjen avustusten seuranta sekä tarvittavien ilmoitusten tekeminen viranomaisille myönnetyistä avustuksista.

Hakuprosessin yhteydessä hakijan antamaa palautetta koskeva rekisteri:
- Hakujärjestelmän käyttäjäystävällisyyden ja toimintojen kehittäminen
- Rekisterillä ei ole vaikutusta hakijan jättämien hakemusten käsittelyyn.


Rekisterin tietosisältö 

Rekisterissä säilytetään hakijasta tai hakijan yhteyshenkilöstä ensisijaisesti tietoja, jotka hakija on antanut. 

Pakolliset henkilötiedot hakemuksen jättämiseksi:
- tiedot, joilla hakija tunnistetaan (esim. nimi, osoite, puhelin, sähköpostiosoite, y-tunnus) 

Hakijan itsestään antamat tiedot hakemuksessa, esimerkiksi:
- matrikkeli tai ansioluettelo
- koulu- ja tutkintotodistukset
- työtodistukset
- muut asiakirjat ja tiedot, jotka hakija on liittänyt hakemuksensa tueksi
- mahdolliset suositukset, jotka on hankittu hakijan suostumuksella
- muut hakemusta varten tarvittavat tiedot.

Jos hakijalle myönnetään avustus, sähköiseen rekisteriin tallennetaan lisäksi esimerkiksi seuraavat tiedot hakijasta:
- tilinumero
- tiedot avustuksen maksatuspyyntöön ja maksutapahtumiin liittyen
- tiedot päätöksen ajankohdasta
- tiedot mahdollisista muutoksista avustuksiin tai niiden palautumiseen liittyen
- tiedot TUPAS-tunnistautumisesta maksatuspyynnön yhteydessä
- avustuksen saajan selvitys avustuksen käytöstä.


Tietojen säilyttämisaika

Hakijan hakemukset ja tiedot säilytetään ikuisesti. Hakemusaineistolla on sekä myönteisten että kielteisten avustuspäätösten osalta suurta kulttuurihistoriallista arvoa Teollisuuden ja Työnantajain Keskusliiton säätiö rs:n avustustoiminnan tutkimisen kannalta tulevaisuudessa ja aineisto antaa säätiölle myös mahdollisuuden arvioida avustusten vaikuttavuutta sekä kehittää avustustoimintaa.  

Sähköinen aineisto siirtyy passiiviseen säilytykseen 20 vuoden kuluttua, ja vain muutamalla henkilökunnan jäsenellä on pääsy vanhoihin tietoihin. Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland arvioi säännöllisin väliajoin hakemusaineiston säilyttämisaikaa ja sen muuttamista.


Henkilötietojen säännönmukainen luovutus

- Hakemuksia käsittelevät Teollisuuden ja Työnantajain Keskusliiton säätiö rs:n asiamies, säätiön hallitus sekä mahdolliset ulkopuoliset asiantuntijat. Myös Teollisuuden ja Työnantajain Keskusliiton säätiö rs:n taloushenkilökunnalla on oikeus käsitellä tietoja.

- Kaikilla henkilöillä, joilla on pääsy tietoihin, on salassapitovelvollisuus.
- Hakemuksia arvioivilla henkilöillä on rajattu pääsy vain siihen aineiston osaan, jonka he tarvitsevat voidakseen toteuttaa työtehtävänsä. Oikeus päästä tietoihin on rajattu ajallisesti siten, että henkilöt eivät pääse tietoihin enää tehtävänsä päättymisen jälkeen.
- Oikeus nähdä ja päivittää henkilötietoja on rajattu sekä henkilöiden osalta että ajallisesti rekisterinpitäjän sisäisten, keskitetysti hallinnoitujen oikeuksien kautta.
- Tietoja voidaan tietosuoja-asetuksen ja muun tietosuojalainsäädännön perusteella luovuttaa lähinnä seuraaville tahoille: 

  • Verohallinto

- Myönnettyjen avustusten osalta tietoja voidaan luovuttaa (kielteisiä päätöksiä ei julkaista): 

  • julkaisuihin
  • verkkosivuille
  • sosiaaliseen mediaan

- Tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa muille rahastoille ja säätiöille tiedonvaihdon edistämiseksi.

Tietojen luovuttaminen Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

- Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolisille maille.


Avustuspäätösten ja henkilötietojen julkaisemista koskevat periaatteet

Rekisterinpitäjä julkaisee seuraavat tiedot kaikista avustuksien saajista:

- nimi
- myönnetyn avustuksen käyttötarkoitus
- avustuksen suuruus
- päätöspäivämäärä
- toiminta-alue

Päätös tietojen julkaisemisesta perustuu tavoitteeseen ylläpitää julkista luottamusta avustusjärjestelmään sekä välttyä päällekkäisyyksiltä koskien avustusten myöntämistä erityisiin tarkoituksiin.

Rekisterinpitäjä suojaa hakijoiden, asiantuntijoiden ja suosittelijoiden oikeutta yksityisyyteen eikä näin ollen luovuta hakemuksia koskevia lausuntoja. 

   

Rekisterisuojan periaatteet

- Hakemusten ja tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, että hakijoiden yksityiselämää ei tarpeettomasti loukata. Aineistoa käsittelevät vain henkilöt, joiden työtehtävä vaatii sitä. Käsittelyyn osallistuvilla henkilöillä on salassapitovelvollisuus. 

- Rimbert on avustus-, apuraha- ja stipendihakemusten käsittelyjärjestelmä, jota ylläpitää ja jonka oikeudet omistaa Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland. Teollisuuden ja Työnantajain Keskusliiton säätiö rs:lla on sopimukseen perustuva oikeus käyttää ohjelmaa. Ohjelman käyttöoikeus ei kata oikeutta ohjelman koodiin eikä myöskään oikeutta luovuttaa kolmannelle osapuolelle ohjelman käyttöoikeutta. Käyttöoikeus ei myöskään sisällä oikeutta tehdä muutoksia ohjelmaan.  

- Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland suojaa hakemukset, tiedot ja hakemusten liitteet ulkopuolisilta.

- Hakijan yhteys avustus-, apuraha- ja stipendihakemusten käsittelyjärjestelmän verkkopalveluun on suojattu SSL-salauksella, josta Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland vastaa. 

- Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland on tehnyt sopimuksen Telia-Inmics Nebula Oy:n kanssa, joka vastaa palvelusta. Rekisteriä säilytetään Nebula Cloud 9-pilvipalvelussa, jonka turvallisuus perustuu alan standardeihin, kuten PCI-DSS. Hallinnollisella salasanalla suojattu pääsy rekisteriin on vain Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finlandin nimetyillä henkilöillä.


Automaattinen käsittely

Teollisuuden ja Työnantajain Keskusliiton säätiö rs ei hyödynnä automatisoituja päätöksentekoprosesseja.

 

Oikeus omien tietojen tarkistamiseen

- Jokaisella on oikeus tarkistaa, onko heistä tietoja Teollisuuden ja Työnantajain Keskusliiton säätiö rs:n rekisterissä.
- Jokaisella on oikeus tarkistaa omat tietonsa rekisterissä.
- Pyyntö saada tiedot tulee tehdä kirjallisesti ja sen tulee olla tietoja pyytävän henkilön allekirjoittama. Hakujärjestelmän käyttäjä voi myös kirjautua sisään käyttäjätililleen ja ladata itse kaiken tiedon, joka tilin yhteyteen on tallennettu (”Henkilötiedot”).
- Rekisterinpitäjällä on oikeus pyytää pyynnön jättänyttä henkilöä todistamaan henkilöllisyytensä.
- Rekisterinpitäjä suojaa hakijoiden, asiantuntijoiden ja suosittelijoiden yksityisyyttä eikä näin ollen luovuta hakemuksia koskevia lausuntoja.
- Pyyntöön vastataan kuukauden sisällä sen esittämisestä.
- Pyyntö tulee lähettää osoitteeseen:

Teollisuuden ja Työnantajain Keskusliiton säätiö rs
Tietosuojavastaava Leif Fagernäs
PL 30
00131 Helsinki


Oikeus tietojen oikaisemiseen
- virheellinen tieto rekisterissä on oikaistava rekisteröidyn yksilöityyn pyyntöön perustuen
- pyyntö tulee lähettää osoitteeseen leif.fagernas@tt-saatio.fi


Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä hakemuksen yhteydessä, mutta tällöin hakemuksen käsittely keskeytetään. 


Oikeus vaatia tietojen poistamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen poistamista, jos:
- hän vastustaa käsittelyä eikä tietojen käsittelyyn ole oikeutettua tai oikeudellista perustetta jatkossa
- tietojen käsittely on lainvastaista.

Lainsäädännöllisesti Teollisuuden ja Työnantajain Keskusliiton säätiö rs:llä on monessa tapauksessa velvollinen säilyttämään henkilötietoja esimerkiksi lakisääteisen velvollisuuden toteuttamiseksi tai lakiin perustuvien vaateiden hoitamiseksi.


Oikeus tietojen siirtämiseen
Rekisteröidyllä ei ole oikeutta saada tietojaan siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle.


Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittely on EU:n tietosuoja-asetuksen vastaista.